Kan je een garantie geven op de levertijd? Deze vraag wordt mij wel eens gesteld. Helaas bestaan garanties niet in onze branche, want in de logistiek ben je afhankelijk van mensenwerk, en omgevingsfactoren.
In dit artikel benoem ik de 3 meest voorkomende redenen waarom jouw zending vertraagd is. Daarnaast vertel ik wat je kan doen om de kans op vertragingen in de toekomst te minimaliseren, zodat je efficiënter en zekerder kan versturen.
1. Omgevingsfactoren
Het is erg belangrijk om rekening te houden met lokale feestdagen, en de zogenoemde ‘peak seasons’. Dit zijn de drukke periodes in de logistiek. Denk bijvoorbeeld aan de kerstperiode, black Friday, Chinees nieuwjaar of de zomer. Als er veel zendingen zijn die in korte tijd verstuurd moeten worden kan dit vertragingen opleveren.
2. Douane
Dit is misschien wel het belangrijkste punt. Zorg ervoor dat alle documentatie optijd beschikbaar, en goed ingevuld is. Zonder de juiste documentatie is de kans op vertraging erg groot.
De vertraging wordt nog groter als de douane jouw zending wil inzien. Zorg ervoor dat jouw zending goed gelabeld is, en beschikt over een duidelijke factuur en paklijst.
Maak de factuur en paklijst monkey-proof. De douane heeft geen tijd om te zoeken naar, of te wachten op informatie. Mocht de douane de benodigde informatie niet snel kunnen achterhalen, dan kan er veel kostbare tijd verloren gaan.
3. Gebrek aan duidelijkheid
In punt 2 heb ik het indirect al gezegd. Zorg voor duidelijkheid. Zorg ervoor dat labels, facturen, paklijsten of andere documentatie in hoge kwaliteit afgedrukt is. Verzendlabels en documenten die niet goed zicht-, of leesbaar zijn zorgen voor onnodige vertragingen.
Maak documenten altijd in Word, Excel of een ander programma. Voorkom zoveel mogelijk handgeschreven teksten, aangezien dit vaak voor verwarring kan zorgen.
Daarbij is het raadzaam om op de factuur een beknopte beschrijving van de goederen te zetten. Om wat voor goederen gaat het? En waar wordt het voor gebruikt?
Wat als je een innovatief product exporteert? In dat geval kan het verstandig zijn om een kleine foto aan de beschrijving toe te voegen. Een flyer of productbeschrijving toevoegen kan ook verhelderend werken voor de douane. Hoe minder de douaneambtenaar hoeft na te denken, hoe soepeler het proces verloopt.
Belangrijk: maak de documenten altijd in het Engels op. Ik zie regelmatig facturen voorbij komen die in het Nederlands geschreven zijn. Voor een buitenlandse douaneambtenaar is het niet te begrijpen wat er dan op het document staat.
__________________________________________________________________________________ Hey, ik ben Roderik en ik begeleid internationale (spoed) zendingen via de lucht voor bedrijven. Ik neem het gehele logistieke proces uithanden, zodat jij meer rust en minder onnodige kosten hebt.
Benieuwd naar wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan contact met mij op.
06 1323 5857
Wellicht is deze blog wat voor jou! Drie eenvoudige tips om onnodige kosten en vertragingen te voorkomen in de supply chain